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Remote

de David Heinemeier

Remote: Office Not Required

En lisant ce koob vous découvrirez toutes les bonnes raisons de passer au télétravail et comment l'adopter, que vous soyez employé ou employeur.

Vous apprendrez notamment que :

– les employés sont plus productifs en travaillant à distance que dans un bureau ;

– la technologie permet aujourd'hui de collaborer avec des personnes du monde entier ;

– le télétravail offre la liberté et donc un meilleur équilibre aux travailleurs ;

– pour adopter le télétravail, il faut revoir le management traditionnel.

Le télétravail est la tendance professionnelle de cette dernière décennie. Travailler à distance deviendra bientôt la norme, car les technologies actuelles nous le permettent et le travail en bureau atteint ses limites. Même si de nombreuses entreprises s'y refusent encore, ce résumé va vous convaincre d’adopter un nouveau mode de travail, et donc un autre mode de vie. Osez sauter le pas ! Vous serez plus libre et plus heureux.

Le télétravail est bénéfique pour l'équilibre de vie et la qualité du travail

Le télétravail présente bien plus d'avantages sur la vie de bureau qu'on ne le croit. Premièrement, il offre la liberté de gérer son temps et de travailler à son propre rythme. Fini les horaires imposés arbitrairement et uniformément. Terminé les trajets quotidiens, estimés en moyenne à 400 heures par an. Toutes ces heures récupérées seront sans doute mieux utilisées pour votre travail ou vos loisirs.

De plus, travailler à domicile permet de profiter davantage de sa vie de famille. Vous pouvez prendre tranquillement le petit déjeuner avec vos enfants ou vous amuser avec eux un après-midi. Les relations familiales contribuent à l'épanouissement et à la santé des êtres humains, et des travailleurs épanouis sont forcément plus productifs.

Des études scientifiques ont prouvé que les télétravailleurs étaient plus productifs que les employés en bureau. En effet, aujourd'hui, une journée de bureau est avant tout une série d'interruptions : téléphone, réunion, conversation entre collègues, etc. De cette façon, le travail est éclaté en microsessions d'une demi-heure maximum. Le télétravail permet de se concentrer sur le travail sans être interrompu.

Ce mode de fonctionnement est aussi bien utile en cas de problème météorologique ou technique. Un bureau se trouve à l'arrêt dès lors qu'il subit une panne de courant, par exemple. De même, si vous souhaitez rester aux côtés de votre enfant malade, vous perdez une journée de travail. Le télétravail remédie à tous ces imprévus.

Enfin, le télétravail représente également une aubaine pour les employeurs. Bien qu'il n'ait pas pour but premier la réduction du coût du travail, il y contribue. En effet, l'entreprise HP considère économiser 10 000 dollars par an et par employé en adoptant le télétravail, en limitant les trajets domicile-bureau et en réduisant le nombre de mètres carrés nécessaires pour accueillir l’ensemble des salariés.

Une autre opportunité induite par le travail à distance est la possibilité de recruter sans frontières. Il est idiot de se priver d'un talent parce que celui-ci n'habite pas l'agglomération voire le pays de l'entreprise. À l'inverse, pourquoi faudrait-il emménager à Paris pour trouver le job de ses rêves ? Au contraire, employé et employeur ont tout à gagner grâce à cette diversité culturelle. Le principe du travail à distance est de travailler de n'importe où sur Terre, tant qu'il y a une connexion Internet. Le salarié peut donc se permettre de déménager où il le souhaite, quand il le souhaite, sans risque de perdre son travail.

Au vu des nombreux avantages qu'il offre, il est grand temps pour toutes les entreprises d'adopter le télétravail. Mais comment faire concrètement ?

Le télétravail est applicable dans toutes les entreprises, de façon progressive

Le télétravail s’impose déjà dans un grand nombre d’entreprises. Par exemple, les fonctions externalisées, telles que la communication, sont confiées à des prestataires, donc des personnes qui ne sont pas présentes au même endroit que ceux pour qui elles travaillent. De plus, de nombreux employés ont l'habitude de communiquer entre eux par messages interposés même s'ils se trouvent dans la même pièce.

La première qualité du télétravail est qu'il est applicable à toutes les entreprises du secteur tertiaire, peu importe leur activité. Chacune trouvera le bon dosage entre travail à distance et présence au bureau.

À partir de quand une entreprise peut appliquer le télétravail ? Le plus tôt est le mieux. En effet, il est important d’agir avant que les habitudes de bureau ne deviennent incorrigibles. Si vous créez une entreprise, adoptez le télétravail dès le début, en recrutant des personnes habitant loin, par exemple.

Si votre entreprise est déjà établie, il est conseillé d'installer le télétravail progressivement. Il pourrait d'abord concerner une petite équipe ou quelques postes (mais jamais une seule personne, par souci de cohésion et de cohérence) pendant quelques jours par semaine seulement. Donnez-vous au moins trois mois pour tester ce mode de fonctionnement, le temps que vos employés prennent de nouvelles habitudes. Vous verrez ensuite quels sont les postes qui fonctionnent bien ainsi et pourrez étendre la période de télétravail.

Certains postes nécessitent une présence physique en bureau. Dans tous les cas, veillez à respecter la législation sur le télétravail et la fiscalité en vigueur en cas de collaboration internationale.

Enfin, ne craignez pas que vos clients soient déroutés par le fait que vos salariés télétravaillent. Informez-les seulement de votre mode d'organisation. Pour gagner leur confiance, citez d'autres clients en référence, montrez-leur l'avancée du projet régulièrement et surtout répondez le plus rapidement possible à leurs messages. Vous pouvez également les inviter sur votre plateforme collaborative de travail.

Le télétravail est simple à adopter, mais pour que cette transition réussisse, il faut aussi adapter et moderniser son mode de management.

Le télétravail implique une nouvelle façon de manager ses équipes

Passer au télétravail oblige à s'affranchir des règles traditionnelles du management. Premièrement, l'intérêt du télétravail est de mettre l'accent sur la qualité du travail exclusivement, en supprimant toutes les données annexes (ponctualité, prise de pause, etc.). Ainsi, l'évaluation des collaborateurs sera plus juste. À distance, contrairement à ce que l'on croit, personne ne peut faire illusion sur ses compétences.

Avant d'accepter cette idée, les managers et les directeurs doivent accepter de revoir leur vision de l'entreprise. C'est là le plus grand obstacle au télétravail.

La première objection à son adoption est le risque de voir la productivité des employés décliner (ce qui est faux). Cela cache en fait la peur de perdre le contrôle sur ces derniers. Les managers doivent apprendre à faire confiance à leurs collaborateurs. Le rôle d'un manager n'est pas de vérifier le respect des horaires et de faire des rondes dans les rangées. C'est de veiller à ce que le travail soit réalisé concrètement et correctement par chacun, en temps voulu. Que la tâche soit faite de jour ou de nuit, à Paris ou à Londres, importe peu.

Le système hiérarchique de décision et de communication traditionnel n'est pas compatible avec le télétravail. Chaque salarié doit pouvoir être libre de décider (de modifier un fichier, par exemple) sans demander d'autorisation. Sinon, imaginez la perte de temps occasionnée à cause de la distance ! Pour cela, chacun doit avoir accès à tous les documents et toutes les informations.

De la même façon, le télétravail implique de revoir les habitudes de bureau. Il faut notamment :

– mettre fin à la manie de déranger sans cesse ses collègues. La grande majorité des questions qu'on leur adresse ne sont pas urgentes. Si vous souhaitez poser une question, envoyez-la par e-mail, et si elle est absolument urgente, téléphonez à votre collègue.

– limiter les réunions. On croit que les solutions ou les idées émergent seulement quand tout le monde est réuni autour d'une table, mais c'est faux. On ne fait souvent que radoter durant une réunion, surtout si c'est la troisième de la journée. De plus, trop de réunions nuit à la productivité : pensez qu'une réunion de 7 personnes pendant une heure fait perdre 7 heures de travail !

Quand le travail se fait à distance avec des collaborateurs lointains, il faut apprendre à avancer sans réunion. Une réunion bimestrielle reste nécessaire pour échanger en profondeur sur le projet et entretenir la cohésion de l'équipe. Le reste du temps, on peut travailler efficacement grâce aux outils numériques à disposition.

La technologie permet aujourd'hui de travailler facilement et efficacement à distance

Fried et David Heinemeier Hansson sont les créateurs de plusieurs outils numériques de gestion de projet, notamment Basecamp. Une équipe en télétravail a besoin d'une telle plateforme collaborative. Vous pouvez y déposer et partager tous vos documents, constituer un agenda collectif, planifier des tâches, échanger des idées et plus encore.

Un autre outil très utile est WebEx. Il permet d'échanger des captures d'écran, ce qui remplace plutôt bien les présentations en réunion. Vous pouvez également enregistrer en vidéo vos manipulations sur un logiciel et cet enregistrement sera accessible à tout moment pour les autres membres de l'équipe.

Il existe encore bien d'autres outils numériques de travail (Dropbox, Google Drive, Google Hangouts, etc.), mais il en existe aussi pour recréer la convivialité du bureau. En effet, le télétravail peut faire craindre un relâchement du lien social entre les collègues alors que le travail doit aussi s'accompagner d'interactions humaines pour être agréable et stimulant. Une application de “chat” permet de recréer l'ambiance d'un bureau : Campfire. Chaque membre peut y poster une anecdote ou une blague qu'il souhaite partager pour détendre l'atmosphère. Le principal avantage est que chacun s'y connecte quand il le souhaite et n'est donc pas dérangé par les publications des autres pendant son travail.

Constituer un “chat” pour son équipe est très important pour discuter des éléments importants d'un projet. Un “chat” hebdomadaire est essentiel pour savoir qui fait quoi et où en est le projet. Cet échange virtuel a l'avantage de laisser chacun libre d'y contribuer quand il est disponible et non quand le manager l'a décidé. Les messages écrits resteront lisibles. Ce type d'outil est particulièrement utile si des collaborateurs sont à l'étranger, donc s'il y a décalage horaire.

Toutefois, même si toute l'équipe vit dans le même fuseau horaire, tous les employés n'ont pas le même rythme de vie. C'est un principe à respecter dès lors qu'on adopte le télétravail. Il est recommandé d'établir une plage horaire commune pendant laquelle toute l'équipe est connectée, pour faciliter les échanges. Le reste du temps est en revanche occupé à la guise de chacun.

Le télétravail offre donc le parfait compromis entre productivité et convivialité. On lui reproche souvent d'être déshumanisé, mais c'est faux.

Le télétravail remet paradoxalement l'humain au cœur de l'entreprise

L'une des principales critiques contre le télétravail est qu'il serait facteur de solitude et détruirait le lien social entre les collègues. Vous pouvez d'ailleurs craindre de télétravailler par peur de vous sentir seul chez vous, et donc découragé.

N'ayez crainte : ce sentiment peut être vite balayé. Le télétravail n'est pas synonyme d'ermitage. Au contraire, il vous invite à vous épanouir à travers diverses activités autres que le travail.

De plus, ce n'est pas parce que vous ne voyez pas tous les jours vos collègues ou collaborateurs qu'ils vous oublient. Au contraire, la distance redonne de la valeur aux retrouvailles physiques. C'est à force de travailler les uns à côté des autres que l'on ne se voit plus.

En établissant des rendez-vous physiques ponctuels avec vos collaborateurs qui travaillent à distance, vous retrouvez la véritable importance d'une bonne conversation. Vous ne perdrez plus de temps en bavardages et réitérations stériles. Prévoyez donc une heure minimum de discussion avec l'autre et celle-ci sera bien plus productive que quelques quarts d'heure par-ci par-là.

Par ailleurs, n'attendez pas ce rendez-vous pour vous parler. Appelez régulièrement vos collaborateurs (au moins une fois par mois), ne serait-ce que pour prendre de leurs nouvelles et noter leurs feedbacks. Il s'agit de maintenir une dimension humaine dans votre collaboration.

N'oubliez jamais que les télétravailleurs ne sont pas des robots. Ce n'est pas parce qu'ils ont choisi de travailler à distance que les relations humaines n'importent pas pour eux. En tant qu'employeur, vous avez justement le devoir de veiller sur leur moral. Alors, prenez de leurs nouvelles, organisez des sorties ou des voyages pour réunir votre équipe et offrez des activités extérieures aux télétravailleurs. C'est un budget, mais vous y gagnerez, car s'ils mènent une vie équilibrée, ils seront plus productifs.

Enfin, il est très important quand on télétravaille d'établir des règles de savoir-vivre, plus encore qu'au bureau. En effet, à distance, les relations ont tôt fait de s'envenimer pour un e-mail au style abrupt ou une déconnexion intempestive au milieu d'une conversation. En tant qu'employeur ou manager, faites particulièrement attention aux risques de dérapages involontaires.

Contrairement à ce que l'on croit, le télétravail remet le travail et l'humain au centre de la collaboration. Pour cette raison, le recrutement des télétravailleurs demande une attention toute particulière.

Le télétravail demande de revoir les méthodes de recrutement de façon plus concrète

On a tendance à croire que les télétravailleurs sont des employés de seconde zone, moins compétents. Or ils sont les meilleurs employés possible, car pour travailler efficacement à distance, ils doivent faire preuve de qualités telles que l'autonomie, la motivation et le sens de la communication. À vrai dire, pour recruter des télétravailleurs, il faut recruter les meilleurs. Comment ?

Le télétravail oblige à recruter de façon plus concrète et plus transparente. Quand un candidat habite à des centaines de kilomètres, vous ne pouvez pas perdre du temps à le rencontrer physiquement pour lui poser deux trois questions. Ne vous fiez pas au C.V., ce n'est qu'une vitrine.

La méthode de recrutement la plus sûre est d'observer les réalisations antérieures : un book, un article, etc. Pour les professions qui ne sont pas créatrices, soumettez le candidat à des questions pratiques (“que faites-vous si… ?”). Vous pouvez également demander de réaliser quelque chose de concret, comme un logo, dans un temps imparti. C'est le meilleur moyen de constater les compétences. Attention, tout travail mérite salaire : vous devez indemniser le candidat un minimum s'il n'est pas embauché.

Portez également une attention particulière à la lettre de motivation. Le télétravail implique une communication essentiellement écrite. L'employé doit donc savoir s'exprimer à l'écrit d'une façon claire et sans faute.

Une fois que vous avez trouvé le bon élément ou bien identifié deux ou trois favoris, invitez-le(s) pour une journée test dans le bureau (seulement si vous avez une équipe présente sur place). Le candidat pourra découvrir l'esprit et l'organisation de l'entreprise et de votre côté, vous verrez si cette personne partage vos valeurs. Le plus important n'est pas de satisfaire les exigences des managers, mais de passer du temps dans l’équipe et de bien s'y intégrer, en vue d'une future collaboration.

Enfin, il est inutile de recruter les meilleurs profils si vous ne savez pas les garder. Pour ainsi dire, les employés à distance doivent être traités avec les mêmes attentions, les mêmes avantages et le même salaire que ceux du bureau. Bien rémunérer ses salariés est une preuve de reconnaissance et limite le risque qu'ils aillent voir ailleurs.

Pour bien télétravailler, il faut instaurer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Le télétravail peut susciter quelques craintes : la solitude, la démotivation, la peur de l'autonomie ou le manque d'activité physique. Cependant, ces risques sont faciles à éviter.

Quant à l'employeur, il aura tendance à craindre que l'employé ne travaille pas assez. Pourtant, l'expérience prouve que le principal risque du télétravail est l'excès de travail. En fait, quand vous avez la possibilité de travailler à n'importe quel moment de la journée, vous êtes tenté de continuer ou de replonger à la moindre occasion. Si vous ne vous fixez pas des limites horaires, vous risquez le burn out.

La solution pour maintenir un équilibre de vie est de séparer votre activité professionnelle du reste de votre vie. Cela passe par des actions simples :

– habillez-vous correctement pour travailler, de façon à vous mettre psychologiquement en condition ;

– prévoyez une pièce dédiée au travail, ne travaillez pas dans votre canapé ou votre lit ;

– distinguez vos supports informatiques : un ordinateur pour le travail et une tablette pour les loisirs ;

– ne paramétrez pas votre boîte e-mail professionnelle dans votre tablette, pour éviter de vous y

connecter hors du temps de travail.

Vous pouvez segmenter votre journée par type d'activité : le matin échange d’e-mails et l'après-midi travail en profondeur, ou l'inverse. Vous pouvez même télétravailler puis vous rendre au bureau dans la même journée. L'un des principes du télétravail est justement la flexibilité.

De même, vous êtes libre de prendre une pause quand vous le désirez et aussi longtemps que vous le souhaitez. Aussi, n'oubliez pas de sortir régulièrement pour vous aérer et vous distraire. Il en va de votre santé. L'un des risques du télétravail est de ne pas s'entretenir physiquement.

À ce propos, veillez à l'ergonomie de votre poste de travail : un ordinateur fixe, un fauteuil confortable et une table à la bonne hauteur sont impératifs.

Vous êtes également libre du lieu de travail. Le télétravail n'est pas obligatoirement fait à domicile. Si vous vous sentez seul chez vous et que cette solitude vous démotive, installez-vous dans un café, une bibliothèque ou tout autre endroit animé. Si vous avez à la fois besoin d'entourage et de calme, vous pouvez louer un bureau dans un espace de co-working. Bref, toutes les possibilités s'offrent à vous pour diversifier votre quotidien et votre milieu de vie. Cette diversité peut même se révéler inspirante pour votre métier.

Si malgré tous ces efforts, vous ne parvenez pas à travailler à distance, parlez-en sans tabou à votre manager. Le télétravail n'est jamais une fatalité, il est seulement une opportunité.

Conclusion

La révolution du télétravail a déjà commencé. Certes, les vieilles habitudes de travail ont la vie dure, mais bientôt toutes les entreprises devront suivre le mouvement. Il en va du bien-être et de la productivité de leurs employés. Le télétravail ne signifie pas la suppression des bureaux, mais ceux-ci deviendront un complément. Alors, n'attendez plus pour vous lancer vous aussi dans le télétravail !

Ce qu'il faut retenir de ce koob :

– le télétravail est bénéfique pour l'équilibre de vie et la qualité du travail ;

– il est applicable dans toutes les entreprises, de façon progressive ;

– il implique une nouvelle façon de manager ses équipes ;

– il demande de revoir les méthodes de recrutement de façon plus concrète ;

– il remet paradoxalement l'humain au cœur de l'entreprise ;

– la technologie permet aujourd'hui de travailler facilement et efficacement à distance ;

– pour bien télétravailler, il faut instaurer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Mon entreprise change #AvecCeKoob

Le changement, c’est demain matin ! Koober vous donne la méthode pour utiliser et mettre en action ce koob de manière concrète. Un kickoff immédiat pour changer dès demain matin.

Le télétravail pourrait-il devenir un réflexe dans l’Hexagone et ailleurs ? Cela passera par une évolution des mentalités et d’habitudes qui commence tout juste. Ici, vous aurez toutes les ressources nécessaires pour accélérer le mouvement ! Prêt à appuyer sur le champignon ? ;)

En finir avec le “métro-boulot-dodo” : douce utopie ou réalité proche ?

En Île-de-France, les heures de pointe riment avec transports bondés. Logiquement, la région veut être une pionnière en la matière et en profite pour diffuser l’information dans les matinales radio.

Pour autant, le chemin reste à tracer. Selon “Challenges”, des freins à la mise en place du travail à distance demeurent malgré une législation qui évolue. Plus qu’un problème de procédure, le sujet repose surtout sur le rapport de confiance en entreprise. Au lieu de laisser le hasard décider, vous pouvez cibler des offres d’emploi de ce type ou offrir vos services en tant qu’indépendant.

Les chiffres du télétravail montrent que le temps presse : l’attractivité de votre entreprise passe de plus en plus par la possibilité d’éviter l’open-space. Les collaborateurs cherchent à tout prix à fuir le micromanagement : si vous leur parlez d’autonomie, traduisez vos paroles en actes. Sachez exactement la marge de manœuvre que vous êtes prêt à accorder à votre équipe, et apprenez à déléguer et à lâcher prise (perfectionnisme…).

Salariés : évitez l’isolement !

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Pour la contrer, des solutions émergent, comme le coworking. Des initiatives, peut-être apparues trop tôt, instauraient même cela chez l’habitant !

Dirigeants : faites confiance et créez du lien !

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Également, le travail en équipe demande une nouvelle organisation. Ne pensez pas qu’elle devient plus complexe : les conflits peuvent apparaître partout. L’essentiel est de souder vos équipes. Pour comprendre les enjeux dans le détail, suivez ce webséminaire !

Et vous, êtes-vous prêt à passer au télétravail ? ;)

Quelques koobs pour passer à l’action